たまりすぎた仕事はいったん全てを見渡して期限を設定すると精神的な不安が和らぐ

公開日: : ライフログ, 働き方

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photo credit: Leonard John Matthews via photopin cc

どれから手を付けていいのか分からないくらい溜まりすぎた仕事。
期限は迫る一方で、ちっとも片付かいない。
そんな経験はだれにでもあると思います。

全ての仕事が悩むことなくサクサク解決するといいのですが、初めての仕事や未経験なものは、先が見えなくてどのくらい時間がかかるのか把握しづらい。
そんなときは闇雲に作業を進めず、一旦立ち止まり全体を見渡すことで、精神的にリラックスした状態で仕事に望むことができます。

たくろーど(@tkroad)です。こんにちわ。

納期に間に合わないかもしれない。
仕事が溢れかえって間に合わない。
キャパを完全に超えてる。

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photo credit: rintakumpu via photopin cc

一向に終わらない仕事量の多さに、絶望感を感じるときも、ときにはあります。
あんまりにも仕事が多すぎて、どれから手をつけていいのか分からないっていう状態が、実は一番危険です。
不安な気持ちは思考力と集中力を低下させ、ただでさえ間に合わない仕事にますます時間がかかります。

大事なのは効率を求め過ぎないこと

 

全ての仕事が最高の効率で進むと、とても気持ちのいいものです。
でも効率良くできる仕事というのは、その作業の内容や手順、本質などを熟知してこそ初めて可能なもの。
初めから最高の効率でものごとが進むことはほぼないです。

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photo credit: Dr Case via photopin cc

最速攻略を目指すゲームなどでも、やはり何度も試行錯誤を重ねて最善の手順を踏むための道すじを分かっていると、最高の効率で進めていくことができるものです。

まずは全体を把握する

 

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最高ではなくてもそれなりに現実的な範囲で効率的に作業を進めていくためには、自分が抱えている仕事の質と量の把握が大切です。
そのためにはまず、自分が抱えている仕事の数と種類、ボリュームや期限をノートに書き出して見ることです。

そんな暇さえ無いって言う場合でも、多くの場合「まず思ったときに、この全体を把握してみよう」という行為が自分に安心感を与えます。
ちょっとの時間も惜しんで闇雲に作業にとりかかるより、まずは自分の抱えていることを把握するという時間をはじめに持ってみましょう。

書き出して見ることでやるべきことと時間が見てとれる

 

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photo credit: rintakumpu via photopin cc

丁寧じゃなくてもOKです。
チラシの裏や会議資料の裏でもいいでしょう。使い終わったカレンダーの裏紙なんかは最高の素材です。
とにかく、まず書き出して見ることです。
書き出して見ることで、何をすべきか、何を優先すべきかが見えてきます。

このときポイントは、なるべく大きな紙に書くこと。
把握できないくらい溢れかえっている仕事です。小さな紙に書ききれないことは想像しやすいはずです。

ポケットサイズのメモ帳ではなく、頭のなかの書きたいことを、全て書き出せるような大きな紙を選びましょう。

書き出したら期限を設定

 

ここまで書いてみると、だいたいやらなければならないことは全て紙の上に並んでいるはずてす。
ここらからがタスク管理の本番。
見積もり時間と期限を設定します。

やるべきことが明確になると、それまでとやらければならないことは変わらなくても不思議と気分が落ち着くものです。
どの程度のボリュームでどの程度の時間がかかるのか見積もりにくい作業でも、取り掛かる前に事前に見積もるという行為が大切。

その行為が、漠然とした「仕事」を頭のなかから一旦外に出し、見積もり時間という目安を付けた「ひとつのタスク」として捉えることが出来ます。

ここで注意するのは「本気を出せばこの位の時間で終わる」と最初に見積もった時間に、2倍程度の時間の猶予を与えること。
だいたい人は「本気を出せばこの位の時間」と見積もった時間で終わらせることが出来ない場合が多いです。

この作業を習慣化しよう

 

ぼくは毎週末、来週のやるべきことをノートに書き出して、思考の整理を習慣的に行っています。

「仕事のこと」も、「家族と過ごす時間のこと」も、「ブログで書きたい内容」も全てです。

この作業には大きな時間がかかります。
ぼくはこの「全て書き出して時間を見積もるための作業」に毎週末の2時間を当てています。

その2時間で出来ることもたくさんあるんじゃ、と思うこともありますが、全ては頭の中をリフレッシュするため。
頭のなかがスッキリ整理された状態だと、作業の進み具合が段違いです。
ストレスのない生活という観点からも、タスクの書き出し、時間の見積もりというのは大切なことです。

おわりに

 

仕事や私生活で行き詰まったとき。
一旦頭の中をリフレッシュすると、そうしない場合とは比べ物にならないくらい作業がはかどったりします。
ストレスの多い現代社会。仕事だけでなく、自分の気持ちや感情とも上手に向き合って生きたいですね。

たくろーど(@tkroad)でした。(・ω<)

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