仕事を振る技術(スキル)のための抑えておきたい6つのポイント

公開日: : 最終更新日:2015/03/26 タスク管理, 働き方

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仕事でストレスを抱えていませんか?

仕事の量が多過ぎて、こなしてもこなしてもちっとも減らない。
仕事を片付けようとするけど、次から次へと他の仕事が舞い降りてきて、ちっとも減らない。

仕事を抱え込むと、いいことは何にもないものです。
自分の時間がなくなるし、仕事の質も落ちる。
可能な限りチーム内にまんべんなく作業を振り分けたいものです。
そういうときは、仕事の最分配を試しましょう。何も自分だけで仕事を抱えることはないはずです。

仕事をメンバーに振るっていうときに、注意したいこと6つの紹介です。
 

 

たくろーど(@tkroad)です。こんにちわ。

仕事の量が多すぎる時は、思い切ってチームメンバーに振っちゃいましょう。
溜め込みすぎると精神的にも参っちゃうし、残業が増えたりすると体力的も過労気味でぐったりです。

仕事をゴリゴリこなすためにも、まずは健康が第一なのは当たり前ですね。

「自分でやった方が早い」をやめる

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仕事を部下や後輩にさせるとき、1から10まで説明するのは時間がかかるものです。
進捗状況のチェックや精度の最終確認など、普段自分でやってしまう時よりも手間と労力がかかるときもしばしば。

だからといって、振らずにいつもどおり自分でやってしまうと結局自分のところに仕事がたまってしまう。
初めは手間と労力がかかるものですが、自分の部下や後輩に振れる仕事はどんどん振ってしまいましょう。その分あなたは一歩進んだ仕事をするための時間を確保できます。

仕事を振ったからには、あとあと面倒でも最後のチェックは入念に。時間がかかっても耐えましょう。
仕事を振った相手の評価だけでなく、仕事を任せた自分にも影響が降りかかります。

何度もチェックしてあげて指摘することで、仕事を任された人もコツや勘所を掴んでくるはずです。

振る相手は意外と多い

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直属の部下がいない、後輩が部署内にいない。
そういうシチュエーションでも、諦めるのは早いです。
作業は自社内だけや、自分の所属部署だけでするものでは、必ずしもないものです。

例えば新商品の発表会の資料作成は取引先に任せちゃうとか。
例えば新プロジェクトの企画草案は企画部でやらずに営業部に任せてみるとか。

直接自分のチームやメンバーに仕事を振らなくても、目的と理由さえ合致すれば、仕事を振ることの出来る相手は意外と多いものです。

新たに発注しそうな取引先には、少し仕事を任せて頑張ってもらうのは大いにありですね。

「仕事」を可能な限り細かく分断してみる

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漠然とした大きな仕事は、取り掛かるのにもこなしていくのにも「どこから手をつけていいのか」わからないものです。
そんな大きな「仕事」は、なるべく細切れのタスクに分断するのが吉です。
数ヶ月や一年に渡る仕事ならなおさら、

月単位で取り組む項目
周単位で取り組む項目
日毎に達成したい項目
数時間単位で達成したい項目

という具合に細かく分断することが大切。
その作業の段取りのためにたくさんの時間がかかるかもしれませんが、作業を細かく分けることはそれ以上の価値をきっともたらしてくれます。

目の前の達成可能な目標はモチベーションにつながりますし、ひとつひとつをこなしたときの達成感が、次のタスクを乗り越えるかてになります。

参考:たまりすぎた仕事はいったん全てを見渡して期限を設定すると精神的な不安が和らぐ

そして、細かく分断した作業はゴールが見えやすいので、自然とチームメンバーに頼みやすくなるものです。
一年がかりの大きな「仕事」を振るのは大変でも、その中の小さく分断された「タスク」なら振られる方も受けやすい。

自分でもゴールの見えない大きすぎる「仕事」は時間がかかるもの。
細かく分断して適切に依頼しちゃいましょう。

作業にかかる見積もり時間を定期的に見直す

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上で述べたように「作業の分断」は大切で、そのための必要時間の見積も重要です。
でも、いざ作業に取り掛かってみると、思ったより早く終わったり、時間がかかったりもするものです。
見積もり時間はあくまで「見積もり」なので、実際にかかった時間をもとに計画の再構築を定期的に行う必要があります。

今週中に終わる見込みだった仕事がまだ終わらない。
今日やろうと思っていた作業が、案外半日で片付いた。

実際の実務の中で、計画っていうのはそのくらいあいまいなものです。
そういった「あいまいなもの」を理解して受け入れることで、都度必要時間や作業量を定期的に見直していく。そうすると、最終的な期限に対する作業の進捗で失敗する可能性は低くなります。

そういった点を考慮しながら仕事を配分していくと、作業をチームメンバーにも振りやすくなります。
これから振る仕事もすでに振った仕事も、期限や所要時間の定期的な見直しが大切ですね。

目的意識をチーム全体の理由付けにする

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仕事を依頼するのは、依頼する相手の時間を時間を奪うことにもなります。
そういった点から作業の依頼をしにくいという人もいるでしょう。

「これは自分の仕事だから、依頼するのは気が引ける」と感じることもしばしば。
そういう時は、「これは我々チームで取り組むべき仕事」と考えることも大切です。

「所属する部署やチーム全体のための仕事である」と捉えると、みんなで作業を分担する良い動機づけになります。

「それは営業の仕事」とか「それはエンジニアの仕事」など、縦割りの考え方ではなく、「これは我が社に必要な作業」という認識を与えることができたら、もう仕事の半分は振っちゃったようなものです。

「我々のチームの仕事を推し進めるにはこの作業は不可欠。一緒にチームの目的を達成しましょう!」っていう政治家のような方便も、時と場合によって使い分けられるといろんな場面で自分の助けになります。

部下を使うより上司を使ってみる

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仕事を振る相手は部下や後輩に限ったことではありまん。
「この仕事は自分の担当。でも一人じゃとても納期に間に合わなそう」っていう時、どうも部下や後輩が協力してくれなそう。
そんな案件を抱えている時は、思い切って上司に仕事を振ってみましょう

あなた「課長、来週の納期のこの件、自分ひとりでは到底間に合いません。申し訳ありませんが力を貸していただけませんか?」
課長「うーん、じゃあA君(あなたの後輩)、B君(あなた)のこの作業、手伝ってあげてね」
後輩のA君「えっ、あっ、はい…」
あなた「A君すまないね!」(ワーイ\(^o^)/)

こんな具合に、上司に仕事内容の重要性と納期までの残された時間をしっかり伝えて仕事を振ると、まるで自分が振ったわけじゃないように仕事を誰かに依頼することができる場面もあります。チームの上司からの命令という形で。

あまり頻繁に使うべきではありませんが、ここぞというときの奥の手として有効に使いたい手段です。

おわりに

仕事をためこんでどうにもまわらなくなっちゃう前に、適切な仕事の振り方を知っておくと疲れやストレスを溜め込まずにすみます。
健康的で楽しく作業するほうが、生産性のよい仕事に結びつきますね。

現場で働く人もオフィスでデスクワークの人も、結局のところ体が資本です。
どっぷり疲れをためちゃう前に、適切に仕事を振っちゃいましょう。

たくろーど(@tkroad)でした。(・ω<)

<関連記事>
たまりすぎた仕事はいったん全てを見渡して期限を設定すると精神的な不安が和らぐ
時間を有効に使うために覚えておきたい「新しく何かを始めるためには、何かをやめなければいけない」という法則


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