【Evernote活用方法】会社で使う共有ファイルはフォルダの場所をURLアドレスとしてEvernoteしておくと便利なのかもしれない

medium_2720618062_040514_041114_PM
photo credit: Kasaa via photopin cc
会社で使うワードやエクセルのお仕事ファイル。
中には企業情報や個人情報など、取り扱いに注意が必要なファイルもたくさんあります。

自分の中でファイルの管理をしっかりしておけば問題はないのですが、同じ部署やプロジェクトで共同で編集する場合、最新の情報やファイルの場所がわからなくなる場合がよくあります。

「おい!あのファイルどこやったんだよ!」なんて声が響くのは、いまいちスマートじゃないです。

そこでファイルの場所情報をEvernoteに記録してみると、これがなかなか便利なのではないかと思い、ご紹介です。

今日も元気に残業がはかどるたくろーど(@tkroad)です。こんにちわ。

社内で共同で編集するファイルの更新情報。なかなか自分で全てを把握するのは難しいです。

クラウドの時代だし、全部DropBoxやEvernoteにおいておけばいいんじゃない?って思ったりもしますが、なかなか社内のファイルは個人情報や企業秘密がてんこ盛り。

うっかり外部に漏れた日には進退整理を考えなくてはならないので、取り扱いには十分注意が必要です。

そんなとき、ファイルそのものではなく、ファイルが保存されいる場所のURLを自分だけのクラウドに書き込んでみたら、これは意外と安全だし備忘録用にぴったりなんじゃないかと思い、最近良く使っているのです。

同じような環境の方は試してみてはいかがでしょうか。

ファイルの場所をEvernoteに記録

社内のファイルをEvernoteに保存するのはちょっと危険です。

まして顧客情報や個人情報、社内機密なんかが外部に解き放たれると、これは大変なことです。

そこで、ファイルを保存するのではなく、しっかりとしたセキュリティがかけられているサーバーのフォルダの場所をEvernoteに書き込んで使ってみたら、これがなかなか便利なのです。

ファイルの場所のアドレスを保存

会社ではWindowsを使っていて、部署やプロジェクトごとに共有サーバや社内独自クラウドサーバを使っています。
みんながみんな、決められたルールにそってファイルの保存場所やファイルの名称を設定すればいいのですが、なかなかそううまくいかないのが現状です。
ましてエクセルファイルなんかだと、ファイル内テキストでサーバー内検索で探し当てるのにもとんでもなく時間がかかり非効率的です。

さらに新年度を迎えたばっかりのこの時期は、年に一度しか使わないファイルをサーバーの奥底から探し当てるのに一苦労だったりします。

そんなとき、ファイル自体ではなくファイルの保存場所、URLをテキストコピーしてEvernoteに保存しておくと、これがなかなかに便利です。

方法はすんごくシンプルで簡単です。

きっとめったに使わないだろうっていうファイルの場所はアドレス欄を右クリックして「テキストとしてコピー」

これをEvernoteにテキストファイルとして貼り付けて、あとで自分が思い出せそうなキーワードを散りばめておくのです。
さらに登録日を記入しておくと、後々役に立つかもしれません。

このようにファイルの保存場所のURLをテキストとしてコピー。

こんな具合にEvernoteに保存しておくと、一年後に同じファイルを探すときに社内のとんでもない迷宮の中からすぱっと一発で目的のファイルにたどり着くことが出来ます。

ファイル自体をクラウドに保存しているわけでもなく、社内には独自の強固なセキュリティがかかっているわけですから、漏洩の心配もほとんどないわけです。

おわりに

自分のファイルや情報なら自己責任でクラウドにぽんぽん投げ込むことが出来ますが、社内ファイルはやはり細心の注意が必要です。
便利なクラウドサービスですが、万が一に備えた使い方や運用方法を考えるのも大切ですね!

たくろーど(@tkroad)でした。(・ω<)

Evernoteはやっぱり便利

スポンサードリンク

ad_rspnsbl

Message

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

【Googleフォト活用方法】画像のバックアップも便利だけどスマホでいつでもどこでも写真閲覧できるアルバムとして使うと便利

写真や画像ファイルのオンラインストレージは色々なサービスがあるのですが、2015年に

記事を読む

Pushbulletの便利な活用方法を6つ紹介。話題の爆速ファイル共有サービスの使い方

PCやスマホ間で爆速で簡単にファイル(画像など)やテキスト、位置情報URLなどを共有でき

記事を読む

PayPal(ペイパル)アカウントのパスワード変更方法が分かりにくいので手順をメモ

  PayPalはウェブ上での支払にとっても便利。 ウェブ上で色々なサイトにクレ

記事を読む

ライフログを楽しく続けるために四行日記とそうじゃない日記を使い分けてみる

photo credit: Walt Stoneburner via photopin cc

記事を読む

無料で使えるクラウドメモツール「wri.pe」と「Simplenote」を比較。おすすめポイント4つ

クラウドメモノートはSimplenoteもいいけどwri.peを使い始めたらこれがとっても快

記事を読む

Simplenoteを使ってiPhoneのユーザ辞書に簡単に登録する方法

iPhoneで文章を書くとき、いつも使っているPCの辞書ツールで文章を書くとサクサクと書き進

記事を読む

Choromeで毎回開きたいページはショートカットキーで全部一気にブックマークして一斉に開くと便利

GoogleChoromeは早くて便利。拡張機能も豊富で一番お気に入りのブラウザです。 そ

記事を読む

疲れが溜まったとき温泉に浸かると頭のなかがサッパリするたったひとつの理由+そうありたい欲求

photo credit: Clint Koehler via photopin cc 温泉は

記事を読む

シンプル便利なクロームおすすめ拡張機能。ChoromeとGmailを使っている人はChecker Plus for Gmaiを使うと幸せになれるよ

PCでメールの受信をお知らせしてくれる機能っていうのはいろいろあるわけですが、Chorome

記事を読む

iTunesの中身を丸ごとnasne経由の外付けHDDに移してWindowsでもMacでも読み書きするぞ。しかも無線LAN環境で!ー前半ー

nasneすんごく便利です。 録画もできるし音楽や写真も入れておくと、家中どのデバイス

記事を読む

ad_rspnsbl

  • iPhoneとかガジェットとかラーメンが好物な、たくろーど(@tkroad)が書くライフログブログです。もっと詳しく



    follow us in feedly

PAGE TOP ↑