【Evernote活用方法】会社で使う共有ファイルはフォルダの場所をURLアドレスとしてEvernoteしておくと便利なのかもしれない

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photo credit: Kasaa via photopin cc
会社で使うワードやエクセルのお仕事ファイル。
中には企業情報や個人情報など、取り扱いに注意が必要なファイルもたくさんあります。

自分の中でファイルの管理をしっかりしておけば問題はないのですが、同じ部署やプロジェクトで共同で編集する場合、最新の情報やファイルの場所がわからなくなる場合がよくあります。

「おい!あのファイルどこやったんだよ!」なんて声が響くのは、いまいちスマートじゃないです。

そこでファイルの場所情報をEvernoteに記録してみると、これがなかなか便利なのではないかと思い、ご紹介です。

今日も元気に残業がはかどるたくろーど(@tkroad)です。こんにちわ。

社内で共同で編集するファイルの更新情報。なかなか自分で全てを把握するのは難しいです。

クラウドの時代だし、全部DropBoxやEvernoteにおいておけばいいんじゃない?って思ったりもしますが、なかなか社内のファイルは個人情報や企業秘密がてんこ盛り。

うっかり外部に漏れた日には進退整理を考えなくてはならないので、取り扱いには十分注意が必要です。

そんなとき、ファイルそのものではなく、ファイルが保存されいる場所のURLを自分だけのクラウドに書き込んでみたら、これは意外と安全だし備忘録用にぴったりなんじゃないかと思い、最近良く使っているのです。

同じような環境の方は試してみてはいかがでしょうか。

ファイルの場所をEvernoteに記録

社内のファイルをEvernoteに保存するのはちょっと危険です。

まして顧客情報や個人情報、社内機密なんかが外部に解き放たれると、これは大変なことです。

そこで、ファイルを保存するのではなく、しっかりとしたセキュリティがかけられているサーバーのフォルダの場所をEvernoteに書き込んで使ってみたら、これがなかなか便利なのです。

ファイルの場所のアドレスを保存

会社ではWindowsを使っていて、部署やプロジェクトごとに共有サーバや社内独自クラウドサーバを使っています。
みんながみんな、決められたルールにそってファイルの保存場所やファイルの名称を設定すればいいのですが、なかなかそううまくいかないのが現状です。
ましてエクセルファイルなんかだと、ファイル内テキストでサーバー内検索で探し当てるのにもとんでもなく時間がかかり非効率的です。

さらに新年度を迎えたばっかりのこの時期は、年に一度しか使わないファイルをサーバーの奥底から探し当てるのに一苦労だったりします。

そんなとき、ファイル自体ではなくファイルの保存場所、URLをテキストコピーしてEvernoteに保存しておくと、これがなかなかに便利です。

方法はすんごくシンプルで簡単です。

きっとめったに使わないだろうっていうファイルの場所はアドレス欄を右クリックして「テキストとしてコピー」

これをEvernoteにテキストファイルとして貼り付けて、あとで自分が思い出せそうなキーワードを散りばめておくのです。
さらに登録日を記入しておくと、後々役に立つかもしれません。

このようにファイルの保存場所のURLをテキストとしてコピー。

こんな具合にEvernoteに保存しておくと、一年後に同じファイルを探すときに社内のとんでもない迷宮の中からすぱっと一発で目的のファイルにたどり着くことが出来ます。

ファイル自体をクラウドに保存しているわけでもなく、社内には独自の強固なセキュリティがかかっているわけですから、漏洩の心配もほとんどないわけです。

おわりに

自分のファイルや情報なら自己責任でクラウドにぽんぽん投げ込むことが出来ますが、社内ファイルはやはり細心の注意が必要です。
便利なクラウドサービスですが、万が一に備えた使い方や運用方法を考えるのも大切ですね!

たくろーど(@tkroad)でした。(・ω<)

Evernoteはやっぱり便利

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