毎日仕事に追われてる人はタスクを詰め込み過ぎ?無料のタイムトラックツールTogglで時間の使い方を見直そう

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多忙な現代人はあれやこれやとやるべきこと、やりたいことが盛りだくさん。
結果、今日やるべきタスクにこなすことの難しい量のタスクを詰め込んでしまいがちです。

やりたいことが多いということは、活動的で活力的でモチベーションアップにもつながるはずなのですが、達成しきれずに1日が終わると「今日はぜんぜんこなせなかった」と、逆にモチベーションがダウンしてしまうことも。

そんなときは自分の行動やタスクにかかる時間を正確に計測してみましょう。
どの行動、どのタスクにどのくらいの時間がかかっているのかを正確に知ることができれば、1日の限られた時間の中に適切なボリュームのタスクを割り振ることができます。

未来の予定やタスク割り当てがより現実的なものになり、無理のないスケジュール設定ができますよ!

 

無料で使えるタイムトラックツール「toggl」2015 06 04 10 mini1433426588
 

 
 
たくろーど(@tkroad)です。こんにちわ。

「最近どうも仕事に追われすぎてるなあ」と思い、仕事の作業ログを正確に取ることにしました。
使っているツールはToggl

Togglは無料で使えるウェブサービスで、ブラウザやchromeアドオン、WindowsやMacのデスクトップアプリの他、iPhoneやAndroidアプリでも幅広く使える人気サービスです。

 
 

詳しい使い方はこちら。
〈参考〉簡単便利で効果絶大! Togglのタイムトラッキング!! – NAVER まとめ
 

そしてこのTogglを数日使ってみたら、これがまた自分の時間の使い方を見つめるのになかなかしっくり。

手動で入力する手間とかを考えると、必ずしもみんなが便利に使えるツールというわけではないです。
さらに言うと、「これさえ使えば仕事がはかどりまくる!」というものでも、残念ながらないです。

それでも、自分の時間の使い方を正確に客観的に見つめるという観点からは、非常におすすめなツールです。
 
 

なんの仕事をしている時間なのかを知ると、明日の計画を立てやすい

このツールの使い方はすんごく単純で、「タスク(作業)の開始時と終了時にスタート、ストップを押す」だけ。

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例えばA社への見積書を作成するとき、「さて作業を開始するぞ」というときにスタートを。
完成して次のタスクに移るときにストップを。

ひとつの作業にかかる時間を正確に測ることができ、そのログを蓄積して後で振り返ることができます。

「見積書の作成って5分でできると思ってたら、実は15分かかってる」という事に気付けたりするわけです。
こういったひとつずつの作業時間を正確に測り知っておくと、1日のタスクスケジュールを組んだ際にも今日のやることリストが全然終わらないというガッカリを防ぐことができそうです。
 

仕事の「プロジェクト」は属性でざっくり分ける

Togglには「何をしているか」をカテゴリで分類する「プロジェクト」という機能があります。

「仕事」や「プライベート」など名前のプロジェクト分類にしてしまいがちですが、それだと
「仕事」プロジェクト=「勤務時間」
「プライベート」プロジェクト=「帰宅後や休日」
というような、タスクごとの時間把握としてはあまり意味のない記録になってしまいそう。

「仕事」の中でも、ここはもう少し細かくプロジェクトを分けた方が、ログを分析するときに価値があります。

かといってあまりにもプロジェクトを細かく分類するとタスクをどのプロジェクトに入れるかか悩んだり、複数のプロジェクトに属する作業がでてきたりという問題も。

そこで、プロジェクトの分類数は4つから6つくらいが把握しやすい現実的なところです。

ぼくは「仕事」のプロジェクトは以下の5つに分類しています。
1.「今日の仕事」毎日のルーチンなど。
2.「週次の仕事」一週間のスパンでこなす作業など。
3.「月次の仕事」1か月のスパンでこなす作業など。
4.「突発的な仕事」ルーチンやスケジュール化されていない作業など。
5.「依頼された仕事」自分のスケジュールにない、割り込みで入ってくる作業など。

の5つ。

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例えば「毎日の仕事」プロジェクトの中には「今日の受注確認」などのタスクを。
「毎月の仕事」プロジェクトの中には「今月の売上実績作成」などのタスクをそれぞれ入れることにしていて、「作業内容がどんな属性のタスクなのか」について分類しています。
これによってログを振り返ったときに、「月末と月初めは月次作業のタスクに8時間ほどかかる」という時期ごとの具体的な作業時間の把握が可能になるわけです。

この分類方法は、「自分の仕事はどんな仕事なのか」や、「仕事の時間配分をどの程度の自由度で自分で決めることができるのか」ということにかかってきます。
営業職など月間目標の中で自由に動ける人や、毎日のノルマの中で仕事をする人など、分類方法はさまざま。
自分で設定した「仕事の分類」の中で、どの属性の仕事にどのくらいの時間を使っているのかということを数値で理解するのが最大の目的です。
 

ずっと続ける必要はない

このログの目的は、どの仕事にどのくらいの時間を使っているのかを知ることなので、とりあえず一週間から二週間ほど続けてみるとOK。

手動のログを継続して取り続けるのって結構めんどうなことなので、途中で飽きちゃう可能性もあります。
なので、気合いを入れて「ログ取るぞ!」っていうスタンスではなく、「とりあえず一週間くらいログとってみようかな」くらいの気持ちで全然いいわけです。

最終的に自分の仕事の時間の使い方を把握できればいいわけなので、一週間から二週間ほど続けると、毎日のタスク別の所要時間が見えてくるはずです。

あんまり気合を入れて、「何でもかんでも全て残らず記録するぞ」と意気込んだりすると、うっかりログを忘れた時にガッカリしちゃって続ける意欲を失っちゃったりしたら本末転倒ですしね。

おわりに

毎日の仕事って、実はログをとって振り返ってみると「意外なこと」に「意外な時間」がかかったりしているもの。
こういうことはログを正確にとり始めてみると誰もが直面することだと思います。

そしてこの意外な発見が、明日のタスク割り当てにとっても役立つのです。

ずーっと毎日続けなくても、とりあえず一週間くらい、お試しでログをとってみるのがおすすめですよ。
自分の時間の使い方と、作業時間の見積りに大きく貢献してくれるはずです。
 
 
たくろーど(@tkroad)でした。(・ω<)
 
 

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